1. Inleiding
Dit is het privacy-beleid van Rudolf Steinberger en living-history, praktijk voor psychotherapie en seksuologie. Dit privacy-beleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van Rudolf Steinberger.
Rudolf Steinberger is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Hij bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop hij als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.
Aan bod komen de volgende onderwerpen:
2. Actualisatie en controle naleving privacy-beleid;
3. Categorieën persoonsgegevens en doelen;
4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;
5. Informatieplicht;
6. Verwerkingsregister;
7. Verwerkers en ontvangers;
8. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
9. Bewaartermijnen;
10. Doorgifte buiten de EU;
11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming;
12. Beveiligingsincidenten;
13. Rechten van betrokkenen.
2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid
De verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk van Rudolf Steinberger dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. Eveneens zal periodiek worden gecontroleerd of het privacybeleid door medewerkers en verwerkers van Rudolf Steinberger daadwerkelijk wordt nageleefd.
3. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen
Rudolf Steinberger (RS) verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:
a. (potentiële) patiënten;
b. Huurders van living-history
a. (potentiële) patiënten
RS verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam,contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere)persoonsgegevens, zoals medische gegevens. De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het ICT-systeem van RS opgeslagen.
b. huurders van het bedrijfspand living-history. Van hen worden adresgegevens bewaard.
c. zzp’ers
Verwerkt de persoonsgegevens van door haar ingeschakelde zzp’ers. Rudolf Steinberger vraagt zzp’ers niet om een kopie of scan van hun identiteitsbewijs te verstrekken. Wel zal in het kader van de vergewisplicht (Wkkgz) een onderzoek worden gedaan naar de geschiktheid van een zzp’er.
d. overige personen
In het kader van de behandeling, kan RS ook gebruikmaken van gegevens afkomstig van andere hulpverleners.
4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging
Uitgangspunt voor RS is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft RS passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
Interne maatregelen
RS heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:
a. Vertrouwelijke informatie wordt via de beveiligde mail voorziening Zivver uitgewisseld.
b. Vertrouwelijke informatie wordt niet via onbeveiligde mail accounts uitgewisseld.
c. Er worden daarvoor geen applicaties als whatsapp e.d. gebruikt.
d. Wachtwoorden zijn voldoende sterk en worden periodiek gewijzigd.
e. Vertrouwelijke informatie worden op het conform AVG beveiligde platform van eposzilos bewaard.
f. Laptop en mobiele telefoon worden niet buiten de praktijk achtergelaten. De apparaten zijn afgeschermd met een wachtwoord.
g. Inloggegevens worden vertrouwelijk behandeld.
h. Toegang tot de praktijk is alleen mogelijk met door RS verstrekte sleutels.
RS ziet op naleving van de hiervoor genoemde maatregelen.
Verwerkers
Met verwerkers heeft RS afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.
Door RS ingeschakelde verwerkers zijn verplicht RS alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door RS of een door RS gemachtigde controleur mogelijk te maken en er aan bij te dragen.
5. Informatieplicht
RS informeert betrokkenen over hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan RS zijn verbonden, is om die reden een privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van RS gepubliceerd.
6. Verwerkingsregister
RS houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.
Vgl. punt 7
7. Verwerkers en ontvangers
Verwerkers
RS kan bij het verwerken van persoonsgegevens gebruikmaken van externe dienstverleners. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend persoonsgegevens op instructie van RS. Met deze partijen heeft RS verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten zijn afspraken vastgelegd over onder meer de aard en doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, geheimhoudingsplicht, instructies over de verwerking, beveiligingsmaatregelen, het al alsook het retourneren en/of verwijderen van persoonsgegevens door de verwerker.
RS maakt gebruik van de volgende verwerkers:
Verwerkers:
Eposzilos
Vecozo
Ontvangers:
RS verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
8. Bewaartermijnen
RS vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.
RS hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a. medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;
b. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
c. gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht;
d. gegevens van sollicitanten: 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure;
e. bezoekers van de website en ontvangers van nieuwsbrieven: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.
9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)
In noodzakelijke uitzonderingsgevallen voert RS voor elke nieuwe verwerking van persoonsgegevens een DPIA uit, indien deze een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan.
10. Doorgifte buiten EER
RS geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt RS ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.
11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming
Een verwerkingsverantwoordelijke dient een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen, onder meer in geval deze hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). ‘Hoofdzakelijk belast’ heeft betrekking op de kernactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De Artikel 29-werkgroep definieert kernactiviteiten als processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen.
RS heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).
12. Beveiligingsincidenten
RS heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.
Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal RS beoordelen:
– of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;
– welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;
– of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;
– of het incident aan de AP dient te worden gemeld;
– of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;
– welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.
RS documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.
Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door RS ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker RS zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.
13. Rechten van betrokkenen
Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. RS heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.
Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door RS afgewikkeld.
Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT- systeem.
Na ontvangst van een verzoek zal RS eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.
Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal RS aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert RS de verzoeker binnen de eerste maand.
RS stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. RS beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.
In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.
Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. RS stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat RS achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.